¿Crees que la falta de sistemas de trabajo estandarizados en tu negocio está afectando a la productividad y a la rentabilidad? ¿Podrías obtener mejores resultados empresariales si contaras con todos tus procesos documentados? ¿Cómo valorarías el nivel tecnológico de tu empresa?
Si estás pensando que podrías conseguir mucho más con menos esfuerzo, tan solo haciendo algunas pequeñas mejoras en el ámbito tecnológico y organizativo, déjanos decirte que podemos ayudarte a lograrlo.
Analízalo durante un minuto. Tú y nosotros podríamos trabajar juntos y detectar esas debilidades que presenta tu organización. Con el adecuado asesoramiento, la eficacia de tu proyecto empresarial podría dispararse, el equipo de trabajadores estaría más cohesionado y motivado, podrías aprovechar mejor tu tiempo y disfrutar de más ratos de ocio, porque comenzarías a trabajar en un nivel superior de agilidad, dinamismo y eficacia. Podrías alcanzar cotas de rendimiento y apalancamiento antes desconocidas para ti y que nunca habrías imaginado.
Nos referimos a entregar los servicios de manera sistemática en plazo y con una calidad óptima, a medir la profesionalidad del servicio de entrega y a prever los movimientos de mercancías y reorganizar las existencias en función de las ventas.
Todo esto es posible y conseguirlo es fácil. Solo tienes que aplicar una serie de pautas, con las que crecerás a una velocidad a la que nunca habías creído que podrías hacerlo. Entregarás los encargos a tiempo y llevarás una trazabilidad. Lograrás documentar todos los procesos de trabajo, automatizarlos y actualizar la maquinaria sin dificultades. Recurrirás a los programas informáticos que más te faciliten el funcionamiento en cada acción que lleves a cabo.
Tabla de contenidos
¿Qué sistema de trabajo utilizas?
Si quieres ponerte manos a la obra, reflexiona sobre el tipo de sistemas de trabajo que estás usando. ¿Tienes implantado un sistema de gestión de la calidad? ¿Crees que la falta de protocolos de actuación está costando dinero a tu negocio?
Podemos ayudarte a alcanzar las cotas de rentabilidad que tu comercio se merece. Llevamos años ayudando a empresas como la tuya a dar el salto al siguiente nivel, a liderar y a optimizar sus recursos. Con ello, no solo lograrás mejorar tus resultados, tu flujo de caja y garantizar la estabilidad económica de tu entidad, sino que ganarás en calidad de vida, en tiempo para estar con tu familia y amigos, y en mejoras para tus clientes y trabajadores.
Apalancamiento: rentabilidad del tiempo y los recursos
A menudo, las responsabilidades laborales nos convierten en personas ocupadas las 24 horas del día y los 7 días de la semana. No tienes tiempo para estar con tus hijos, dejas de lado el ocio y la práctica de deporte o de tus aficiones favoritas. Sin embargo, ves como hay empresarios que parecen llevar una vida idílica. Gestionan sus negocios de manera exitosa y a la vez disponen de las horas necesarias para estar con sus seres queridos, con sus amigos, asistir a eventos sociales y disfrutar de aquello que más felices los hace.
Tú sientes que luchas a diario por estirar el día, mientras ellos mantienen su empresa, su hogar y sus amistades sin apenas esfuerzo. ¿Cómo lo hacen? ¿Cómo consiguen una vida libre de estrés y ansiedad? ¿Por qué no pasan tantas horas en la oficina como tú?
Su secreto es el apalancamiento de tiempo. Hay cuestiones básicas de las que tienes que partir. Por ejemplo, planificar tus semanas o incluso meses, como forma de optimizar la gestión del tiempo. Reduce la duración de las reuniones, hazlas más productivas y solo invita a aquellos que necesiten asistir por cuestiones organizativas, ejecutivas o informativas.
Fija unas metas claras, con unos indicadores que te ayuden a medir los resultados y a trazar estrategias de mejora para aprovechar el tiempo. Todas estas son prácticas que, si has llegado a ser el responsable de una empresa, seguro que ya has adoptado.
No obstante, nos gustaría hablarte del apalancamiento. Te asombrarán los resultados que puede proporcionarte. Podrás multiplicar tus habilidades y resultados, tan solo aplicando algunas pequeñas mejoras que nosotros mismos iremos diciéndote.
Palancas del éxito
Vamos a contarte algunos secretos sobre el apalancamiento, para que puedas aplicarlo a tu carrera profesional. Te permitirá alcanzar muchos más objetivos y de manera más fácil mientras, si así lo quieres, dedicas menos horas al trabajo y más a otros quehaceres, como pasar tiempo con la familia, los amigos o tus aficiones.
Tendrás que actuar sobre varias áreas, para conseguir unos resultados óptimos:
– Apalancamiento del tiempo.
– Apalancamiento de la tecnología.
– Formación y crecimiento personal.
– Gestión de los recursos.
Apalancamiento de tiempo
Usar el apalancamiento del tiempo es una de las principales estrategias para lograr el éxito. El tiempo es un recurso finito. Por tanto, hay que saber distribuir las tareas de la manera más efectiva. El día solo tiene 24 horas y no puedes estar todas trabajando. La correcta gestión de cada minuto puede conducirte a logros que nunca antes habías experimentado. Como líder de un equipo humano, debes aprender a usar tu propio tiempo y también el de los demás, porque así tu productividad se multiplicará de una forma exponencial.
Analiza qué haces y elimina lo que resulta innecesario o poco útil. Dedica tus esfuerzos a las cuestiones realmente importantes, aquellas que te proporcionan más resultados. Esto significa que debes aprender a priorizar, a reflexionar de qué manera puedes agilizar la ejecución de tus tareas y cuáles merece la pena acometer primero.
Ponte objetivos, haz listas de asuntos pendientes, prioriza, marca acciones concretas a realizar y planifica un tiempo realista para finalizarlas. Delega en otras personas aquello que necesitas. Confía en tu equipo de trabajo, porque si no lo hace bien a la primera, aprenderá a hacer lo que le encomiendes cuando tenga un poco más de práctica.
Los buenos líderes conforman equipos con personas capaces y autónomas, al tiempo que saben depositar en ellas la suficiente confianza como para que funcionen de manera productiva, cohesionada y coordinada.
Debes saber cuándo delegar en ellos y tener claros qué encargos pueden llevar a cabo de manera adecuada. Confiar en el equipo es una de las principales habilidades de todo buen líder. Si no lo consigues, será imposible que aumentes tu productividad. Tendrás que limitarte a hacerlo todo personalmente, con el desgaste físico y psicológico que supone; pero, sobre todo, con la falta de tiempo que te deja para centrarte en la estrategia, en la innovación, en la formación y el reciclaje, el crecimiento personal y en la puesta en marcha de nuevos proyectos.
Por eso, si no aprendes a delegar, pronto verás cómo tu efectividad, tu productividad y también tu proyecto empresarial tienden a estancarse. Todos verán que trabajas mucho, pero también podrán darse cuenta de cómo tu negocio se ha bloqueado en un punto del que será muy difícil salir.
Si, por razones coyunturales o de tamaño de tu empresa, no consigues encontrar a empleados en los que delegar alguno de los cometidos importantes que debes realizar, también puedes recurrir a externalizar servicios o contratar a una consultora que sepa encontrar soluciones.
El apalancamiento del tiempo puede impulsarte a un nivel más alto del que podrías pensar, pero requiere un esfuerzo inicial, con una inversión de tiempo en preparar a las personas a las que vas a delegar tareas. De esta forma, sabrán cómo realizarlas y podrán desarrollarlas sin tu ayuda en sucesivas ocasiones.
Puede parecer complicado formar a un empleado para que haga determinadas tareas que, en un principio, desconoce. Seguro que piensas que no tendrás tiempo suficiente para hacerlo. Sin embargo, debes darte cuenta de una cosa: delegar es la única opción que te queda si deseas crecer profesionalmente y ganar velocidad en la obtención de resultados empresariales.
Si no te tomas el tiempo necesario para ello, seguirás estancado y bloqueado en el viejo paradigma de la microgestión, querrás seguir responsabilizándote de todo y, muy pronto, notarás los efectos negativos de esa filosofía de trabajo en la que el jefe se niega a confiar en sus subordinados.
Lo que hacen los empresarios con más éxito del mundo es organizar su día adjudicando un determinado tiempo a una serie de tareas, como dar respuesta a correos electrónicos, repasar contratos, analizar documentación o planificar un proyecto, por ejemplo.
Empieza por lo más importante en las primeras horas de la mañana. Seguramente será la fase del día en la que estés más lúcido y tiendas a cometer menos errores. Es en la mañana cuando cientos de empresarios de éxito afirman ser más productivos. Por la tarde y por la noche, si aún sigues dedicado a tu jornada laboral, puedes liberarte de tareas menos importantes, que requieran menos concentración y cuya resolución no implique tanta responsabilidad como las que has hecho en horas matinales.
Si te ves sobrepasado por una carga excesiva de trabajo o un proyecto de gran calado que debes acometer en tiempo récord, no caigas en la desesperación ni te bloquees. Cuando divides en partes un encargo muy grande, todo resulta mucho más fácil. Ponte pequeñas metas, para ser consciente de tus avances y para llevar un ritmo constante y acelerado que te permita alcanzar tus metas de forma planificada.
Te aseguramos que cuando puedas dar por terminado ese importante proyecto de grandes dimensiones, te sentirás muy orgulloso de haberlo logrado. Será una lección de que el apalancamiento del tiempo te permite ser mucho más eficaz de lo que tú mismo pensabas.
Apalancamiento tecnológico
La tecnología ha permitido a muchas empresas de todo el mundo mejorar su gestión y su productividad. Más allá de eso, los avances tecnológicos y el uso de Internet y de soluciones informáticas relacionadas, como el trabajo en la nube o cloud, el internet de las cosas, la inteligencia artificial o el machine learning, hacen posible cada día que muchos emprendedores puedan materializar sus ideas de negocio y consigan el éxito con ellas.
Por tanto, la tecnología aporta muchas soluciones y, aunque hay una necesidad creciente de aplicar medidas de seguridad informática, de gestión y protección de datos de carácter personal y contra las brechas de seguridad, lo cierto es que hace posible que muchas personas, que antes carecían de los recursos económicos y materiales para iniciar un negocio, ahora puedan hacerlo con solo un terminal informático y una conexión a Internet.
En este contexto, sea cual sea el tamaño de tu empresa, el apalancamiento tecnológico consiste en analizar tus procedimientos de trabajo y valerte de los recursos disponibles en materia tecnológica para automatizarlos en la medida de lo posible.
En la práctica, esto se puede traducir en cosas tan simples y poco costosas como la adquisición de un ordenador con la suficiente capacidad para monitorizar y gestionar, por ejemplo, los pedidos que llegan a tu almacén o los trayectos de la flota de vehículos de tu empresa logística.
También puedes invertir en software para mejorar la gestión económica o la atención al cliente. Hay empresas que proporcionan a sus empleados smartphones de gran potencia o equipos informáticos portátiles para que puedan conciliar la vida familiar y laboral o para que gestionen asuntos laborales desde cualquier ubicación.
No obstante, el uso de dispositivos como los teléfonos móviles o los ordenadores portátiles conectados a Internet puede resultar un arma de doble filo. Cada día vemos como muchos empresarios utilizan el apalancamiento tecnológico de una manera equivocada y en la dirección opuesta a la que les proporcionaría más resultados.
Ejemplo de ello es el uso de las redes sociales de una manera indiscriminada. El resultado puede ser la pérdida de tiempo en tareas que parecen sencillas, pero que te absorben durante minutos y minutos. Existe un claro riesgo de improductividad,derivada de estar pendientes constantemente de los mensajes que recibimos a través de aplicaciones. Un claro ejemplo de ello es la mensajería instantánea, como WhatsApp.
Si tu trabajo tiene que ver con las redes sociales, puedes hacer uso de aplicaciones o paquetes de software para aumentar tu productividad y gestionar varias a la vez, sin necesidad de perder horas contestando mensajes o interactuando en las publicaciones.
Como ves, la tecnología puede ayudarte a ganar tiempo y a mejorar tu productividad. La transformación digital ha beneficiado al tejido empresarial, ha mejorado la comunicación, la gestión y la atención a los clientes. Sin embargo, también tiene sus riesgos y debes conocerlos para que no afecten a tu negocio.
Formación y crecimiento personal
Si tú creces, tu negocio, tu familia y tus relaciones personales también lo harán contigo. Por eso, es importante que te cuides, duermas las horas suficientes, lleves una alimentación saludable y que cultives tus aficiones.
Dedica algún tiempo del día a estar solo, para pensar, meditar y para no hacer nada. De esta manera, conseguirás una magnífica válvula de escape para las tensiones diarias. Escucha pódcast, audiolibros o sesiones musicales de relajación. Mira una película o un programa que sea de tu agrado, pero evita pensar en cuestiones laborales, contestar correos electrónicos o mensajes de compañeros de trabajo.
Pasa un rato en el gimnasio, corriendo, paseando o montando en bicicleta. El ejercicio físico también es una vía para el crecimiento personal y el bienestar. Hará que te sientas fuerte y mejorará tu estado de ánimo.Las mañanas son idóneas para dedicar un rato a este tipo de rutinas deportivas.
Además, siempre hay tiempo para el desarrollo personal. Hay empresarios de éxito que trabajan todos los días, aunque los fines de semana, por ejemplo, tan solo dedican unos minutos a cuestiones organizativas, que contribuyen a comenzar la semana con mucho mayor rendimiento. Tienen siempre la energía y la claridad mental suficientes, porque han desarrollado su faceta personal y han dedicado tiempo a su crecimiento.
Por otro lado, los momentos de desconexión deben quedarse en eso y no dar lugar a que tus pensamientos y preocupaciones laborales te afecten. Si estás en un rato libre y un asunto laboral se te pasa por la cabeza, simplemente anótalo y déjalo para un poco más tarde. Sácalo de tu cabeza y continúa con tu momento de respiro y relajación. Ya te ocuparás de ello un poco más tarde y lo harás con mucha mayor efectividad, porque tu mente estará mucho más clara y centrada.
Por otro lado, ten presente el apalancamiento del conocimiento y la educación. No dejes nunca de formarte, leer y estudiar estrategias nuevas para hacer las cosas. Prueba, innova y sal de tu zona de confort.Puedes hacer un curso para mejorar tus destrezas con el uso que haces de ese procesador de textos o de esa hoja de cálculo que revisas cada jornada. Así podrás sacar el máximo rendimiento a sus funcionalidades y ser más rápido cuando realices tareas con esos programas.
Busca acciones formativas de calidad, que incluyan una buena base teórica y módulos de prácticas. Cuanto mayor sea tu cualificación, más preparado estarás para afrontar los cambios constantes a los que está sometido el mundo empresarial.
Esa es la razón por la que te recomendamos que conozcas las áreas en las que requieres reciclaje y formación, para ponerte manos a la obra y adquirir ese conocimiento. En la misma línea, comparte tus conocimientos con el resto de los integrantes de tu equipo de trabajadores y anima a que ellos hagan lo mismo con sus compañeros, de forma que haya un ambiente de crecimiento personal generalizado.
La educación y el conocimiento son valiosos, sobre todo, cuando puedes aplicarlos directamente a la consecución de tus objetivos y aspiraciones profesionales, y cuando los manejas con destreza para una finalidad concreta.
Al contratar, consultar y subcontratar a otras personas, también te beneficias de conocimientos y habilidades que llegan a tu empresa, para compartirlos, igualmente, con el personal.
Además de todo eso, es importante que te recompenses a ti mismo de alguna manera de vez en cuando. Cuando acabes una tarea importante, cuando alcances un objetivo que has perseguido durante un tiempo o cuando cierres una gestión crucial, regálate algo, ya sea un tiempo para tu disfrute personal, una prenda de ropa, un dispositivo electrónico, un viaje o una tarde en el cine. Aquello que prefieras en ese momento debe aportarte ilusión, descanso y desconexión de tus preocupaciones cotidianas.
Te dejamos una referencia tambien en wikipedia sobre el apalancamiento.
Apalancamiento de recursos personales
Otro aspecto en el que puedes conseguir excelentes resultados es en el apalancamiento de tus recursos y habilidades personales. Aprovecha al máximo tus fortalezas, tus talentos y habilidades, pensamientos e ideas.
Seguro que tienes experiencias a las que puedes sacar partido y aplicar en una amplia variedad de situaciones. Combínalas con tus fortalezas, con esos activos que tienes y que te hacen único, porque otros carecen de ellos. Descubre lo que mejor sabes hacer y sácale el máximo rendimiento. Todos tenemos unos puntos fuertes, unas destrezas que nos hacen únicos y que podemos usar para crear apalancamiento y para generar un impulso que nos haga mejorar.
Estamos seguros de que tú también cuentas con potencial y habilidades especiales. Si explotamos eso, podemos convertirnos en personas brillantes, que tengan el éxito al alcance de la mano en todas las facetas de la vida, sin dejar de lado ninguna.
Como propuesta, te recomendamos que hagas un análisis de tus fortalezas y activos, como si estuvieras haciendo un análisis DAFO. Una vez que tengas claro cuáles son, identifica las oportunidades que te brindan y detecta posibles debilidades y necesidades de mejora.
Es muy posible que, además de conseguir tus objetivos al ser más consciente de tus fortalezas, también puedas ayudar a otros con ellas y con tus recursos disponibles. Contribuir a que otros mejoren su situación es siempre una buena manera de sentirte bien y de obtener recompensas en forma de agradecimientos y de retornos.
Apalancamiento: útil si lo usas correctamente
El apalancamiento puede ser muy útil para ti y para la trayectoria de tu negocio. Sin embargo, debes saber usarlo de manera correcta. No dejes que un mal planteamiento en tu negocio se lleve todo el tiempo que podrías dedicar a tu vida personal. Mejora la rentabilidad y las ganancias de tu organización. Deja atrás la constante ansiedad y estrés por el futuro aplicando solo unas sencillas pautas.
¿Crees que estás en condiciones de competir en un entorno tan cambiante y desafiante como el que vivimos? Si necesitas ayuda para conseguirlo, nosotros podemos asistirte, como llevamos haciendo durante años con muchos otros empresarios de éxito.
